Whistleblowing System -

Penerapan pelaporan pelanggaran (Whistle Blowing) merupakan salah satu upaya PT BPR Kusuma Sumbing untuk meningkatkan efektivitas pelaksanaan tata kelola Perusahaan yang baik (Good Corporate Governance/GCG). Pelaksanaan Whistle Blowing merupkan bagian dari pengendalian Bank dalam rangka mencegah adanya pelanggaran yang dapat mengganggu kelangsungan bisnis Bank serta mengakibatkan kerugian finasial maupun non finansial kepada Bank, seperti publikasi negatif yang akan berpengaruh pada reputasi Bank maupun hilangnya kepercayaan masyarakat kepada Bank.


Tujuan kebijakan -

1.1 Sebagai salah satu implementasi Good Corporate Governance pada Bank
1.2 Menyediakan peraturan tertulis yang berfungsi mencegah timbulnya risiko finansial dan reputasi disebabkan adanya kasus Fraud, tindakan melanggar etika (seperti pemberian/penerimaan suap, hadiah, atau fasilitas tertentu atau lain-lainnya) serta pelanggaran lain yang merugikan Bank.
1.3 Mengatur dan mengadministrasikan mekanisme pelaporan internal untuk mencegah dan menangani pelanggaran secara efektif dan efisien.
1.4 Mendorong peran serta karyawan dan pihak eksternal untuk menjaga Bank dari Kerugian karena pelanggaran
1.5 Memberikan perlindungan kepada pihak pelapor (whistleblower), serta mendorong dan memudahkan pelapor dalam melaporkan pelanggaran atau potensi pelanggaran.

Definisi Whistle Blowing & Jenis Pelanggaran -

Pelaporan Pelanggaran (Whistle Blowing) adalah pengungkapan tindakan pelanggaran atau pengungkapan perbuatan melawan hukum, perbuatan tidak etis/tidak bermoral atau perbuatan lain yang dapat merugikan Bank maupun pihak yang berkepentingan terhadap Bank (stakeholders), yang dilakukan oleh karyawan atau Pimpinan Bank.
Aktifitas pelanggaran dapat terdiri, namun tidak terbatas atas pelanggaran dibawah ini :

2.1 FRAUD adalah pelanggaran yang dilakukan secara sengaja terhadap standar/ prosedur dan/ atau kode etik, termasuk tetapi tidak terbatas kepada pelanggaran yang bersifat kriminal seperti pelanggaran hukum pidana dan/atau peraturan perbankan yang dapat menyebabkan, hampir menyebabkan atau telah menyebabkan kerugian material dan non material kepada Bank atau nasabah dan/atau baik secara langsung atau tidak langsung yang dapat memberikan keuntungan kepada Pekerja, keluarga Pekerja atau pihak ke tiga lainnya. Beberapa pelanggaran yang termasuk kategori Fraud dalah sebagai berikut :
2.1.1 Yang dilakukan oleh calon debitur, debitur, pegawai/ internal staff, rekanan usaha atau sindikat terhadap bisnis usaha BPR Kusuma Sumbing berupa:
  • 2.1.1.1 Pemalsuan atau,
  • 2.1.1.2 Penipuan atau,
  • 2.1.1.3 Pencurian atau manipulasi atas data/ informasi/ dokumen,
  • 2.1.2 Yang dilakukan oleh atau melibatkan pegawai/ internal staff berupa:
  • 2.1.2.1 Pencurian/ penggelapan dokumen atau,
  • 2.1.2.2 Pencurian/ penggelapan uang
  • 2.1.3 Kerugian yang timbul akibat dari kesalahan operasional serta akibat dari lemahnya keputusan kredit tidak termasuk kategori Fraud
    2.2 Kesalahan operasional yang signifikan Terkait dengan tindakan yang dilakukan secara tidak sengaja atau tidak disadari sehingga dapat mengakibatkan kerugian finansial ataupun non finansial bagi Bank.
    2.3 Pelanggaran Ketentuan Bank Meliputi semua bentuk pelanggaran terhadap ketentuan Internal Bank yang signifikan maupun pelanggaran terhadap ketentuan eksternal yang berlaku.
    2.4 Pelanggaran atas kode etik yang berlaku di Bank
    2.5 Benturan kepentingan (conflict of interest) terkait dengan tindakan menyalahgunakan nama, fasilitas aset, atau hubungan baik Bank untuk kepentingan pribadi dalam bentuk apapun termasuk penerimaan uang, barang, dan fasilitas dari pihak-pihak tertentu tanpa seijin dari Direktur terkait dan/atau bertentangan dengan kebijakan Bank.
    2.6 Tindakan melanggar etika dan moral Terkait dengan tindakan yang tidak terpuji yang dapat merugikan nama baik Bank, berupa SARA, pelecehan, konflik kepentingan, penggunaan data Bank, penyalahgunaan aset/inventaris perusahaan, termasuk ketidakpatuhan terhadap peraturan terkait dan hal-hal lainnya menyangkut etika.
    2.7 Tindakan melanggar hukum pidana maupun hukum perdata ataupun peraturan perundang-undangan lainnya, misalnya pemalsuan tanda tangan pejabat berwenang, penggunaan narkoba, perusakan barang dan lain-lain.
    2.8 Tindakan yang membahayakan keselamatan dan lingkungan kerja, membahayakan keamanan Bank, termasuk membahayakan aset pihak ketiga/ nasabah.

    Whistle Blower / Pelapor -

    3.1 Kategori Whistle Blower adalah :
  • a. Pihak Internal, meliputi Pimpinan, Pejabat Eksekutif, dan karyawan staf maupun non staf
  • b. Pihak Eksternal, meliputi eks karyawan, vendor, nasabah, konsultan, dan pihak eksternal lainnya.
  • 3.2 Pelapor tidak diharuskan menyertakan identitas pelapor. Untuk pelapor yang melampirkan identitasnya Pelapor dapat membantu memberikan informasi tambahan dalam tahap investigasi dan apabila diperlukan dapat menjadi saksi dalam tahap tindakan hukum lebih lanjut.
    3.3 Jika pelapor memiliki bukti berupa data, informasi atau indikasi awal atas terjadinya pelanggaran, maka dapat disertakan saat pelaporan.
    3.4 Setiap pelapor harus memiliki alasan yang kuat dalam menyampaikan laporan pelanggaran atau potensi pelanggaran, serta harus memiliki itikad baik (bukan fitnah), tidak dilakukan untuk kepentingan pribadi semata, ataupun dengan motivasi lain.

    Media Pelaporan dan Whistle Blowing Officer -

    4.1 Whistle Blower dapat menyampaikan laporan kepada Petugas Khusus yang ditunjuk (disebut Whistle Blower Officer) yaitu kepada Bidang Sumber Daya Manusia (SDM) dan atau pihak eksternal yang telah ditunjuk oleh Bank, melalui :
  • a. Surat Tertulis
  • b. Telepon : (0878 AYO LAPOR)
  • c. Surat elektronik/e-mail yang digunakan adalah email khusus (ksbpusat.ayolapor@gmail.com) untuk penerimaan laporan.
  • d. Media lain yang disediakan oleh Bank seperti kotak tertutup aman atau kotak pos.
  • 4.2 Penggunaan berbagai model ini diputuskan oleh Direksi dan disesuaikan dengan kebutuhan
    4.3 Semua media pelaporan yang ada harus bersifat mudah diakses, dibuat atas nama unit WB dan hanya dapat diakses oleh WB Officer. Informasi mengenai adanya media ini harus disampaikan kepada seluruh karyawan sebagai bagian dari sosialisasi WB.
    4.4 Laporan sebaiknya berisi penjelasan atas pelanggaran yang dilaporakan, tempat/ lokasi/area/unit terjadinya pelanggaran serta jika memungkinkan disertai data-data (tidak wajib) (contoh laporan terlampir).
    4.5 Proses pelaporan pelanggaran oleh whistle blower kepada pihak eksternal yang ditunjuk oleh Bank dan pelaporan dari pihak eksternal kepada Biadang SDM akan diatur secara terpisah dari ketentuan ini.

    Kerahasiaan -

    5.1 Fasilitas dan perlindungan yang bisa diberikan kepada Whisle Blower adalah :
    a. Fasilitas media pelaporan dan administrasinya yang menjamin kerahasiaan identitas pelapor dan kasus yang dilaporkan.
    b. Perlindungan kerahasiaan identitas Whistle Blower. Perlindungan ini diberikan kepada Whisle Blower yang memberikan identitas dan informasi yang dapat digunakan untuk berkomunikasi mengenai kasus yang dilaporkan.
    c. Dalam hal kasus pelanggaran tersebut masuk dalam sengketa di pengadilan, Whistle Blower ataupun saksi diberikan fasilitas apabila dimungkinkan sesuai hukum yang berlaku untuk memberikan keterangan tanpa harus bertatap muka dengan terlapor pada setiap tingkat pemeriksaan perkara.
    d. Perlindungan dari tindakan balasan oleh Terlapor Perlindungan ini meliputi perlindungan dari tekanan, penundaan kenaikan pangkat, pemecatan, gugatan hukum, ancaman terhadap harta benda serta tindakan fisik dan catatan yang merugikan dalam file data pribadinya (personal file record).
    5.2 Penggunaan berbagai model ini diputuskan oleh Direksi dan disesuaikan dengan kebutuhan
    5.3 Pengurangan sanksi dalam hal pelapor termasuk terlibat dalam kasus yang dilaporkan.
    5.4 WB Officer wajib melakukan monitor dan melaporkan kepada Direktur yang membidangi Kepatuhan, dan/atau Direktur Utama apabila terjadi masalah dalam perlindungan pelapor, saksi dan terlapor.